Nous approchons de la première date anniversaire de la mise en application du Règlement Général sur la Protection des Données personnelles. La prise de conscience est bien là pour les entreprises, petites ou grandes et les travaux de mise en conformité progressent. La Présidente de la CNIL a quant à elle a indiqué récemment « la fin d’une certaine forme de tolérance qui a accompagné cette période de transition ».
Vous vous êtes mis en conformité ? Bravo ! mais avez-vous vraiment pensé à tout ?
Par exemple, vos imprimantes et copieurs Multi-fonctions sont-ils conformes au RGPD ?
Quel est le lien me direz-vous entre un copieur multifonctions et le RGPD ?
Eh bien, il y en a plusieurs !
Le plus évident est sans nul doute les amas de pages imprimées qui ne sont jamais retirées par leur propriétaire. Elles peuvent être bourrées de données personnelles en tout genre ! Elles sont alors consultables à loisir en toute indiscrétion et peuvent aussi être récupérées par n’importe qui (en interne ou même par des prestataires œuvrant dans l’entreprise etc…). Outre une sensibilisation des collaborateurs, vous pouvez aussi mettre en place un système d’authentification qui permet de libérer manuellement l’impression par le collaborateur qui vient la chercher (badge ou mot de passe…).
Deuxième point, on oublie que ces outils sont équipés de disques durs et donc qu’ils stockent les données !
En fin de vie, faire détruire le disque dur par un prestataire et lui demander un certificat de destruction.
Autre possibilité, si vous souhaitez faire un don de votre matériel, ne pas oublier de vider le disque dur avant de le remettre !
Vous scannez des documents contenant des données personnelles que vous pouvez adresser à l’extérieur de l’entreprise ?
Assurez-vous alors que le disque dur de votre imprimante permette de crypter les scans transférés.
J’espère que ces quelques informations vous aideront dans votre quotidien à mieux protéger les données personnelles dont vous êtes responsables. A ajouter sur votre check list !